实质性响应标书条款

日前,济宁市市中区政府办公室印发了《济宁市市中区建设工程项目招标投标操作规程》、《济宁市市中区政府采购项目操作规程》,“两个规程”为市中区工程建设项目招标投标和政府采购工作确立了行为准则。

在政府采购代理活动中,多数代理机构在制定招标文件时,都非常重视对供应商的资质条件、产品的技术参数以及评分办法等因素的规定。但一些代理机构在重视这些内容的同时,对付款方式的规定却很草率,以致中标供应商确定后,在签订合同的过程中,矛盾时有发生。因此,付款方式理应成为招标文件中的一项重要内容。

一般情况下,未实质性响应标书内容的,将定为无效投标,这对投标人来说是致命的,也是最容易引起纷争的地方。最有效的控制方式就是根据法律法规要求,结合采购人意愿及项目实际情况,对实质性响应标书的内容明确规定。

据了解,“两个规程”不仅明确界定财政性资金和采购类别、采购限额标准、审批权限,同时对网下询价、追加采购、协议供货等内容作出了规定,规程还提出市中区将直接使用市级政府集中采购目录,将部门自行采购限额提高到3000元(办公家具5000元、工程1万元),但规定部门年度自行采购总额属于政府集中采购目录内的不得超过3万元,属于部门集中采购目录内的不得超过10万元,既增加了部门采购的灵活性,又防止了部门化整为零规避监管。

代理机构从业人员在制作招标文件时应明确采购款的支付方式和时间,如在工程采购的招标文件中规定:本合同签订并经政府采购代理机构见证后支付总合同价的30%;工程竣工验收合格后支付总合同价的50%;按规定应交的竣工资料全部交给发包人后,工程竣工结算审计后付清至合同审计价的95%;留5%作为保修金,两年保修期满后一周内由采购人一次付清余款,不计息等内容。这些内容如果不在招标文件中事先明确,采购人和中标人在签订合同或是履约的过程中就可能发生纠纷。进而影响政府采购行为的顺利实现。

笔者认为在设置实质性标书条款同时,特别要对引起废标与无效标以及未实质性响应标书情况作出强化规定,严格界定未实质性响应标书内容。对于投标文件中主动提出技术偏差,但能满足采购项目实行需求的方案,是否列入未实质性响应范围,要作实际考察。另外对“标书出现重大偏差”的概念,如何界定也要明确。技术偏差的界定比较困难,专业性很强,要由专家来界定。商务偏差可以设定一个比例,确定设备偏差价格占总投标价格的百分数,操作起来还是比较方便的。无效投标中一般还有评标委员会认为有必要取消的投标,也要界定清楚,不能太模糊,致使操作起来难以统一,从而留下采购风险与不确定因素。

为提高采购效率,满足特殊情况下的采购需求,规程还提出,在时间紧急的情况下,如申请采购的货物或服务之前已有其他采购人采购成功,采购时间距其合同日期不超过1年,且价格变动幅度不大、采购金额不超过该合同金额10%的,应采购人要求,经区招监办项目联审会议研究,可采取单一来源采购的方式跟单采购。为保证市公共资源交易平台外网下询价采购的公开、公平、公正,建立了采购人邀请区监察、财政、审计等部门专业人员现场监督评审的制度,并实行缺席默认制。

与此同时,资金的支付程序也应事先明确。据了解,目前,许多地方都实行了国库集中支付制度。国库集中支付也应有一套程序,而目前还有不少供应商对国库集中支付并不了解。因此,代理机构有必要把支付程序在招标文件中事先明确。有些代理机构在招标文件中是这样规定的:每次实行国库集中支付付款,采购人必须出具书面通知手续;政府采购代理机构凭采购人的书面通知手续和相关材料(采购合同、验收报告、发票复印件等)代为办理国库集中支付有关手续等。这样的规定可避免供应商三天两头跑到代理机构或者采购单位追要采购资金。

关键性词语描述

两个《规程》的出台,将有效封堵公共资源交易监管漏洞,遏制违规现象,保证工程质量,节约财政资金,使招标采购工作走上规范化道路。

据了解,在政府采购活动中,部分细心的代理机构还会在在合同价款的规定中进行一些必要的提醒,如在工程采购中规定,合同价款中包括施工期间的政策性调整及市场风险。投标时,投标人应将人工、材料、机械等方面的风险一并考虑后进行报价。

公开招标不存在资格预审制度,各投标人领取标书时往往又忽略携带资质原件,加之路途遥远,回去拿原件再来买标书,将会增加投标成本。另外采购中心资格审查人员专业性、敬业心等方面的限制,标书发放标书时审核资质原件往往有难度,因此在开标现场由评委查验的规定十分重要与关键,各地执行部门都有同感,但标书制作上还是不太严谨,如仅作开标现场验原件的规定。

风险范围以外合同价款结算时不作调整。设计变更和采购人要求变更的,如图纸设计变更等原因引起工程量增减,工程造价必须调整,按如下办法执行:变更引起工程量增减,在投标报价中有与原工程量清单相同的工程项目综合单价的,结算时执行原有的综合单价;引起工程量增减,在投标报价中没有与原工程量清单相同的工程项目综合单价的,结算时按本地的相关计价表执行,同时还需参照采购人的标底。

然而“开标现场”是一个宽泛的概念,一般可以认为是从开标仪式到评标结束的时间段内,那么投标文件递交算不算开标现场,开标仪式结束后再回去拿资质原件是否有效,对所有投标人是否公平,投标有效期内(一般为20~
30日)提供资质证明材料是否有效,这也是很关键性的控制点,事关投标人是否有效投标的问题。为了保持公平与操作的便捷,标书中应明确注明何时递交资质原件供评委审验,在规定时间内未提供的当作无效投标处理。

评标原则控制

具体评分办法及细则分是否公开问题,目前还没有形成统一意见,但至少评标办法条款要明确列入标书中,公开信息,以便投标人做准备,千万不能出现评分原则之外要求作为评分办法内容的。这样对投标人不公平,也存在暗箱操作风险,最好公布评分原则权重分值,让投标人心中有数,但假如完全公布评分细则,可能存在串标嫌疑,如价格分取平均值,就给了不法投标人串通的途径,也会引起采购机构业务外的许多麻烦。

不管怎么说,绝对客观的评分办法是没有的,评委的自由裁量权是客观存在的,而且专业评委的主观能动性也是保持评标结果真正、公正、有效的有力保证,假如能达到这种程度,评分办法一出,任何人都能评标,那就不需专业评委了,也不需对评委综合甄选了。

澄清时间控制

财政部18号令第27条规定,招标采购单位对已发出的招标文件进行澄清或者修改的,应当在招标文件要求提交投标文件截止时间15日前,在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布更正公告,并以书面形式通知所有招标文件接受人,该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分。28条规定,招标采购单位可以视采购具体情况,延长投标截止时间和开标时间,但至少应当在招标文件的截止时间三天前,将变更时间书面通知所有招标文件接受人,并依法发布变更公告。采购文件中要具体规定考察与答疑会的程序安排,充分考虑到可能出现的各种情况,并相应地制定策略措施与补救办法,明确规定由此而来的责任问题,防止事后出现纷争。在安排延迟投标截止时间和开标时间的过程中,要防止投标人无休止的澄清要求,投标书对此要有具体说明。

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